Las empresas tienen la obligación de contar con un Canal de Denuncias
En materia de compliance penal, debemos recordar la importancia y muy próxima obligatoriedad de implantación de un canal de denuncias, configurándose como elemento clave del cumplimiento corporativo de cualquier organización, dotando al mismo de efectividad.
En este sentido está
claro que las empresas deberán implantar previamente al canal de
denuncias un programa de prevención de delitos (popularmente conocido
como Compliance Penal), tal y como prevé el art. 31 bis del Código
Penal, pues mal se van a poder denunciar infracciones penales si las
mismas no se conocen.
Estos canales de denuncias deberán garantizar la protección de los denunciantes de prácticas irregulares en el seno de su organización.
Tras la aprobación de la Directiva Europea, 2019/1937 de 23 de octubre, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, conocida como DIRECTIVA WHISTLEBLOWING, se impone la obligación para las empresas públicas y privadas que cuenten con más de 50 trabajadores en plantilla, o aquellas que sean requeridas debido a su actividad y el correspondiente nivel de riesgo (para el medio ambiente o la salud pública) de implementar cauces y procedimientos internos de denuncia y seguimiento y tramitación de denuncias.
La implantación de este canal de denuncias será obligatoria a partir del próximo 17 de diciembre de 2021, fecha en que se cumplirá el plazo de transposición a nuestro ordenamiento jurídico de la citada Directiva. Es más que posible que la ley española que transponga esta Directiva amplíe esta obligación a empresas con menor número de trabajadores.
Esta obligatoriedad y necesidad de utilización de un canal de denuncias ya se encuentra regulada en el artículo 31 bis del Código Penal como «la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observación del modelo de prevención«.
Si bien se reescribe la formulación del canal de denuncias, a fin de garantizar la protección del denunciante, debiendo por tanto contar con los siguientes elementos esenciales:
- Los canales de whistleblowing deben permitir la posibilidad de formular denuncias tanto por escrito como verbalmente, así como por vía telefónica u otros sistemas de mensajería de voz y de manera presencial si así lo solicita el denunciante.
- Los canales de denuncia deben garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia
- Concurre una obligación de acusar recibo de la denuncia en un plazo máximo de 7 días a contar desde la recepción.
- Se debe designar a una persona o servicio imparcial que sea competente para tramitar las denuncias, que podrá ser la misma persona o servicio que las recibe. Este instructor mantendrá la comunicación con el denunciante y, en caso necesario, se encargará de solicitarle información adicional y de darle respuesta.
- Procede tramitar diligentemente todas las denuncias incluidas las anónimas, cuando sean aceptables por el derecho nacional;
- Se establece un plazo máximo de 3 meses para dar respuesta al denunciante sobre la tramitación de la denuncia, a contar desde el acuse de recibo o, si no hubo acuse de recibo, desde el vencimiento del plazo de 7 días desde la presentación de la denuncia.
- El contenido de la resolución va desde el archivo del procedimiento a la denuncia de los hechos ante las instancias judiciales.
- Una de las principales aportaciones de la Directiva, que en España ya se aplicaba bajo el amparo de la garantía de indemnidad, es la protección de los denunciantes frente a cualquier represalia que derivara precisamente de su denuncia.
Evidentemente la normativa de protección de datos tiene una gran incidencia en la implantación del canal de denuncias.
Establece la LOPDGDD que es lícito crear y mantener un sistema de información a través del cual pueda ponerse en conocimiento de una entidad de Derecho privado, incluso anónimamente, la comisión en el seno de esta o en la actuación de terceros que contratasen con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa.
En todo caso, los empleados y terceros deben ser informados acerca de la existencia de este canal de denuncias.
El acceso a los datos contenidos en estos sistemas quedará limitado exclusivamente a quienes desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento que se designen a tal efecto. También podrán acceder otras personas (por ejemplo, los abogados de la empresa), cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales.
Si hubiera que adoptar medidas disciplinarias contra un trabajador dentro de la propia empresa, se permitirá el acceso al departamento de recursos humanos o al personal con funciones de gestión.
Es imprescindible que la empresa adopte las medidas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada, especialmente la de la persona que hubiera puesto los hechos en conocimiento de la entidad, en caso de que se hubiera identificado.
Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados replique rolex y terceros deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
Una vez transcurridos tres meses desde la introducción de los datos de la denuncia, deberá procederse a su supresión del sistema. Con la excepción que permite conservarlos para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. De este modo, la empresa puede eludir una responsabilidad penal que recaería sobre ella. Transcurrido este plazo, los datos podrán seguir siendo tratados por el órgano al que corresponda la investigación de los hechos denunciados, pero no podrán conservarse en el propio sistema de información de denuncias.
Aquellas denuncias a las que no se haya dado curso, solamente podrán constar de forma anonimizada
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